Témakör: Könyvelési tétel párok szerepeltetése az AuditXML állományban
Konzultációs kérdés:
Könyvelési modullal is rendelkező szoftverünk szeretné a lehetőségekhez képest elkészíteni az könyvvizsgálathoz szükséges audit XML fájlt, azonban a szerkezete számunkra nehézséget okoz, mivel a program nem T - K párokat rögzít a főkönyvbe, hanem "bokrokat", ahol több T oldali számlaszámmal szemben több K oldali állhat. Olvastuk például az egyik program súgójában, hogy ők az 1 a többhöz kapcsolatot úgy kezelik, hogy párokra bontják a könyvelést, pl. ebből: T311 K467 K911 Kirakják ezt: T311 - K467 T311 - K911 Nyilván ez azzal a kompromisszummal járna, hogy valójában nem a főkönyvi kartonokon eredetileg szereplő összegek kerülnek ki az XML-be. Ez mekkora gondot okoz a könyvvizsgálónak? Ha ez megfelelő megoldás az 1 a többhöz kapcsolatokra, akkor is marad még a több - a többhöz. Ezt hogyan oldjuk meg korrekt módon, hogy a könyvvizsgálat elvárásainak megfeleljen?
Konzultációs válasz:
A tétel párok kérdésének tisztázása már az Adatexport útmutató közreadásának évében – 2010-ben – is felmerült és a fejlesztést megvalósító programok által ellenőrzésre küldött teszt állományokban meg is valósították a logikailag lehetséges megoldásokat. A tétel párokkal leírt gazdasági események elszámolása a kettős könyvvitel alapját képezik.
A tartozik, követel tétel párok szerepeltetésének hiánya a könyvvizsgálók számára nehezen pótolható információ-vesztéssel járna, ezért a kamara tagjainak szakmai érdekét szem előtt tartva, az AuditXML elkészítésekor követelmény a lehetséges tétel párok bemutatása. A több-több kapcsolat kibontása nem követelhető meg teljes részletezéssel, ezért ettől az AuditXML esetében is eltekintettünk.
A jelenleg kiadott Adatexport útmutató szerint tétel párokat kell megadni, mert az „FkTetelek” szegmensben a tartozik és a követel számla azonosítójának megadása kötelezően kitöltendő. Amennyiben egy bizonylaton csak egy tartozik, illetve egy követel található, akkor a párosítás megoldható. Az egy-több, több-egy logikai kapcsolat szintén kibontható tétel párokra. Egy kimenő számla esetében következőképpen kell átadni:
|
Sorszám |
Tartozik |
Követel |
Összeg |
ÁFA alap |
ÁFA kulcs |
|
1. |
311 |
911 |
100 |
||
|
2. |
311 |
467 |
27 |
100 |
27 |
A több-több kapcsolat az alábbiak szerint mutatható be a technikai számla (pl. 499999) beiktatásával.
|
Sorszám |
Bizonylat szám |
Tartozik |
Követel |
Összeg |
|
1. |
BER/220131/01 |
541000 |
499999 |
10 200 |
|
2. |
BER/220131/01 |
552000 |
499999 |
300 |
|
3. |
BER/220131/01 |
563000 |
499999 |
1 300 |
|
4. |
BER/220131/01 |
471000 |
499999 |
3 200 |
|
5. |
BER/220131/01 |
499999 |
471000 |
10 200 |
|
6. |
BER/220131/01 |
499999 |
462000 |
1 500 |
|
7. |
BER/220131/01 |
499999 |
473000 |
1 900 |
|
8. |
BER/220131/01 |
499999 |
463000 |
1 400 |
A kérdésben megfogalmazott „..mekkora gondot okoz a könyvvizsgálónak?” kifejezésre és a kiegészítésekre adandó válasz nagyon sok szempont figyelembevételét, elemzését tenné szükségessé, mely meghaladja a konzultáció kereteit.
Önmagában az adat szerkezetek egy meghatározott útmutatónak megfelelő átadása, vagy az adatokat átadó információs rendszer adatbázisából nyert logikai összefüggések – itt a tétel párok – bemutatása esetén az ügyletek tartalma nem sérül. Az AuditXML állományokban szereplő tétel párok a szűrés, a rétegzés, az ellenőrzés eszközrendszerét kitágítják.
A több-több tételpárok - kényszerűen technikai számlával szembeni bemutatása - nem módosítják a gazdasági események, -esemény csoportok tartalmát, melyet a bizonylatra történő szűréssel és annak tesztelésével lehet ellenőrizni. A teljes részletezés elmaradása nem módosítja az egyes számlák forgalmát, azokat a valóságnak megfelelően mutatják be, ezzel segítséget adnak a mintavételezéshez, az éves forgalmak alakulásának elemzéséhez és számos egyéb funkciót is megkönnyít ennek a rendelkezésre állása, még úgy is ha csak technikai ellenszámlával szemben történt a bemutatás. A több-több tételpárok alkalmazása ugyanakkor az ügyfelek számlarendjében is megjelenítendő számlakapcsolatok technikai megvalósítását jelentik, melyek a számviteli politika részeként szintén ellenőrzési célok a könyvvizsgálat során.
Az adatexportok alkalmazásával a könyvvizsgálói kockázatok jellege változhat. A letöltött AuditXML állományoktól elvárt, hogy teljesítsék az érvényes könyvvizsgálati standardokban előírt követelményeket a könyvvizsgált időszaki ügyletcsoportokra és eseményekre vonatkozóan. A követelmények teljesülésének ellenőrzése és a következtetések levonása a könyvvizsgálók feladata.
Fontos azonban felhívni a könyvvizsgálók figyelmét, hogy az egységes adatállományok számos előnye mellett, a hibák előfordulása sem kizárt. A zárt rendszerű könyvelőprogramból történő letöltés után az AuditXML-nek már semmilyen tartalmi védettsége nincsen. Elég ismerni a formai követelményeket és a kettős könyvvitel szabályait az adatok megváltoztatásához. A letöltés után a szándékos hiba előállítása, akár a csalás leplezésére könnyedén elvégezhető az AuditXML-ben. Ebből következően kiemelten fontos ellenőrzési és dokumentálási követelményeket kell végrehajtani az egységes adatállományok alkalmazása során is.
2023.05.04.