Kérdések és válaszok

Témakör: Könyvelési tétel párok szerepeltetése az AuditXML állományban

Konzultációs kérdés:

Könyvelési modullal is rendelkező szoftverünk szeretné a lehetőségekhez képest elkészíteni az könyvvizsgálathoz szükséges audit XML fájlt, azonban a szerkezete számunkra nehézséget okoz, mivel a program nem T - K párokat rögzít a főkönyvbe, hanem "bokrokat", ahol több T oldali számlaszámmal szemben több K oldali állhat. Olvastuk például az egyik program súgójában, hogy ők az 1 a többhöz kapcsolatot úgy kezelik, hogy párokra bontják a könyvelést, pl. ebből: T311 K467 K911  Kirakják ezt: T311 - K467 T311 - K911  Nyilván ez azzal a kompromisszummal járna, hogy valójában nem a főkönyvi kartonokon eredetileg szereplő összegek kerülnek ki az XML-be. Ez mekkora gondot okoz a könyvvizsgálónak?  Ha ez megfelelő megoldás az 1 a többhöz kapcsolatokra, akkor is marad még a több - a többhöz. Ezt hogyan oldjuk meg korrekt módon, hogy a könyvvizsgálat elvárásainak megfeleljen?

Témakör: Számlák sorszáma az AuditXML állományokban

Konzultációs kérdés:

Az AuditXML állományokban hogyan kell megjeleníteni a kimenő és bejövő számlákon szereplő egyes főkönyvi tételek számláinak sorszámát?

Audit adatexport tovább fejlesztése kapcsán már évek óta próbáljuk könyvvizsgálók jelezni, hogy van egy olyan probléma ami sem a törvényi előírásoknak sem az elektronikus adatfeldolgozás lehetőségének nem felel meg számunkra a könyvvizsgálatot segítő programok használata során. A audit xml adatexport során a könyvelő programok nem a számláknak a tényleges szigorú számadású számát továbbítják hanem egy képzett belső azonosítót. Ez a kibocsájtott számlák esetében fokozottan hangsúlyos. Ez alapján a felhasználók jelen esetben a könyvvizsgálók, nem tudják vissza keresni a mögötte lévő számlát csak ha az ügyféltől bekérik vagy a helyszínen átlapozzák a dossziékat. Másrészt ez a megoldás lehetőséget ad csalás elkövetésére is. Sajnos a számviteli törvény 167. § "bizonylat sorszáma vagy egyéb más azonosítója" megfogalmazást használ. Az ÁFA törvény 169.§ már szigorúbb: "a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja"
A NAV OSA rendszere is ezt használja és az a logikus hogy a számla sorszámokat használja minden rendszer ne különböző hivatkozási számokat. Azzal, hogy az adatexport xml fájl bizonylatszám mezője nem a számla sorszámát közli NAV OSA rendszerben nem azonosítható be a konkrét számla a tényleges számlaszám ismerete nélkül.Ahhoz, hogy a rendszerek a teljes adatkapcsolatot biztosítani tudják azt kérjük, hogy az Adatexport útmutató úgy legyen javítva és a könyvelő szoftverek módosítva, hogy a Bizszám mezőben a számlák szigorú számadású sorszámát tüntessék fel, a belső iktató azonosítókat pedig egy külön mezőben.

Témakör: Eltérő időszakokra könyvelt tételek a könyvvizsgálói programban

Konzultációs kérdés:

Azoknál az ügyfeleinknél, ahol számlán belül eltérő időszakokra könyvelnek (például folyamatos teljesítés esetén), ott a könyvvizsgálói programmal való egyeztethetőség problémákat szokott okozni.
Mivel a Kamara által közzétett adatstruktúrában a <Biz> részben csak egy <Datum> és egy <Idoszak> megadására van lehetőség, ebben az esetben egy ugyanazon számlához két <Biz> megadásával biztosítható az eltérő időszakok kezelése. Tapasztalatom szerint a kamarai programban csak dátum szerinti gyűjtésre van lehetőség, amely bizonyos esetekben kérdéseket vet fel számomra. Például az előbb említett folyamatos teljesítés esetén ha az áfa az „X” hónapba kerül, az alap pedig az „Y” hónapba, akkor a két <Biz> létrehozásakor csak az egyikbe tudom írni a számlán és a könyvelésben megjelenő teljesítési dátumot (az áfa résznél), de az alapnál milyen dátumot kell írni? Találomra kitölthetem az „Y” hónap első vagy utolsó vagy középső napjával? Lehet ebben az esetben dátumot „hamisítani”? Egyébiránt a programunkban lehetőség van 13.,14.,15. stb. hónapokra is könyvelni. Ezekhez a tételeknél hogy kell kitölteni a dátum mezőt, amelybe nem írhatom, hogy 2022.13.01? A programunkban a főkönyvi és folyószámla kivonatok, kartonok lekérdezési lehetősége az <Idoszak> adatra adott, a könyvvizsgálói programban pedig a <Datum> mezőre. Ezért nem egyezhet az Agroorg programból lekért kivonat a könyvvizsgálói programból lekért kivonattal. A könyvvizsgálói programban is lehetővé kellene tenni az <Idoszak>-ra lekért kivonatot abban az esetben, ha az kitöltött az adatexport során.

Témakör: Nagy méretű adatmennyiség formátuma; nagy méretű adatállomány feldolgozása, elemzése

Konzultációs kérdés:

Milyen formátumban kérjünk adatokat a SAP-ból illetve adott esetben audit.xml-t is tudó más programból, ha nagy méretű az adatmennyiség?
Milyen elemző program az mellyel kezelni lehet nagyobb állományokat, melyet egy átlagos excel ismeretekkel rendelkező felhasználó is meg tud tanulni?