Témakör: Számlák sorszáma az AuditXML állományokban
Konzultációs kérdés:
Az AuditXML állományokban hogyan kell megjeleníteni a kimenő és bejövő számlákon szereplő egyes főkönyvi tételek számláinak sorszámát?
Audit adatexport tovább fejlesztése kapcsán már évek óta próbáljuk könyvvizsgálók jelezni, hogy van egy olyan probléma ami sem a törvényi előírásoknak sem az elektronikus adatfeldolgozás lehetőségének nem felel meg számunkra a könyvvizsgálatot segítő programok használata során. A audit xml adatexport során a könyvelő programok nem a számláknak a tényleges szigorú számadású számát továbbítják hanem egy képzett belső azonosítót. Ez a kibocsájtott számlák esetében fokozottan hangsúlyos. Ez alapján a felhasználók jelen esetben a könyvvizsgálók, nem tudják vissza keresni a mögötte lévő számlát csak ha az ügyféltől bekérik vagy a helyszínen átlapozzák a dossziékat. Másrészt ez a megoldás lehetőséget ad csalás elkövetésére is. Sajnos a számviteli törvény 167. § "bizonylat sorszáma vagy egyéb más azonosítója" megfogalmazást használ. Az ÁFA törvény 169.§ már szigorúbb: "a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja"
A NAV OSA rendszere is ezt használja és az a logikus hogy a számla sorszámokat használja minden rendszer ne különböző hivatkozási számokat. Azzal, hogy az adatexport xml fájl bizonylatszám mezője nem a számla sorszámát közli NAV OSA rendszerben nem azonosítható be a konkrét számla a tényleges számlaszám ismerete nélkül.Ahhoz, hogy a rendszerek a teljes adatkapcsolatot biztosítani tudják azt kérjük, hogy az Adatexport útmutató úgy legyen javítva és a könyvelő szoftverek módosítva, hogy a Bizszám mezőben a számlák szigorú számadású sorszámát tüntessék fel, a belső iktató azonosítókat pedig egy külön mezőben.
Konzultációs válasz:
Az egységes sémák alkalmazása széles körben elterjed Magyarországon is. A kamarai Adatexport kifejlesztése 2009-ben volt. Az adatexport célja a gazdasági események főkönyvi tételeinek megjelenítése volt, melyből előállítható a főkönyvi kivonat. A főkönyvi tételek rekordjainak tartalmi leírásai azoknak az adatoknak a címkéjét, típusát, hosszát és leírását adják meg melyek a gazdasági eseményeket azonosítják. A számviteli bizonylat és a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeinek meghatározását a számviteli törvény tartalmazza a 166. és 167. paragrafusokban. A számviteli bizonylat tartalma alapján ebbe a körbe tartozhatnak az ÁFA törvény 168-172 paragrafusaiban meghatározott számlák, okiratok, amennyiben kiegészítésre kerülnek a számviteli törvényben előírtakkal is. Az ÁFA törvény 169. paragrafusának b) pontja szerint a számlán kötelező adat a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja.
Az Adatexport útmutatóban az egyes bizonylat adatokat a Biz címke, míg a bizonylatokat az FkBizonylatok címke fogja össze (15. oldal). Itt szerepel a kamarai adatexport leírásában szereplő BizID a gazdasági események bizonylatának azonosítója, amely összefogja a tételeket „(a program által generált egymást követő sorszám, mely bizonylatként egyedi).” Ugyan itt szerepel a BizSzam címke is, melynek leírása a bizonylat száma, és ez esetben, mint lehetséges tartalom került meghatározásra a kimenő számla száma, vagy a bejövő számla iktatószáma. Ez tehát azt jelenti, hogy az Adatexport jelenlegi verziójában nem volt cél az, hogy az FkBizonylatok címke leírásában az ÁFA törvény szerinti számla sorszámát jelenítsék meg, az csupán egy lehetséges adattartalomként került a leírásba. Ebből következően ezek módosítása nem szerepel az Adatexport útmutató fejlesztési elképzeléseiben.
Ugyanakkor a gazdasági események kibontása a bizonylatokhoz rendelt főkönyvi tételenként – több más adat mellett – tartalmazza a PuAzo elnevezésű pénzügyi azonosítót (16-17. oldala), mely a leírás szerint a „Vevő vagy szállító tételek esetén a pénzügyi azonosító, mely az előírás és kiegyenlítés összepárosításának alapja (pl.: kimenő számla száma, bejövő számla eredeti száma).” A lábjegyzet szerint a PuAzo elvileg kitöltendő adata az állománynak, amennyiben létezik. Ez tehát azt jelenti, hogy a jelenleg kiadott Adatexport útmutató alapján a programfejlesztőknek meg volt, meg van a lehetőségük a kimenő és bejövő számla sorszámok megjelenítésére az állományokban. A szakértői tapasztalatok alapján azonban az is megállapítható, hogy a PuAzo alkalmazása nem minden esetben az útmutatóban szereplő leírás szerint valósulhatott meg. A gyakorlatban előfordult, hogy pénzügyi azonosítóként a könyvelő program, vagy a könyvelők által generált sorszámot jelenítettek meg azon tételeknél is, melyeket a kimenő, vagy a bejövő számlákon azonosíthattak.
Az adatexport útmutató elkészítésének időszakában nem volt olyan követelmény, mely előírta volna a beérkező számlák számának rögzítését a pénzügyi – számviteli adatfeldolgozást végző informatikai rendszerekben, ezért a különböző könyvelő és számlázó programok eltérő gyakorlatot valósíthattak meg.
A NAV OSA rendszer bevezetése új megközelítést tett lehetővé, mert minden belföldi számlakibocsátásra kötelezett adóalany számára feldolgozott és az online rendszerből elérhető kimenő és bejövő számla sorszámok állnak rendelkezésre, melyeket a könyvelőprogramok a főkönyvi tételek elszámolása során is alkalmazhatnak.
Mindezek alapján tehát a kérdezővel egyetértésben, a kamarai Adatexport fejlesztésének szempontjai között szerepel a NAV OSA rendszerből letöltött számlák sorszámának önálló címkében történő leírása és ajánlása a programfejlesztők számára.
Mj.: A különböző könyvvizsgálói programok által alkalmazott megjelenítések és lekérdezési lehetőségek értelmezését és vizsgálatát a szakértő nem tekintette feladatának, annak megválaszolását a programfejlesztőktől kell kérni.
2023.04.20