A felhőben működő könyvvizsgálati workflow-t támogató szoftver alkalmazási lehetőségének biztosítása kamarai tagok számára

A 2025. évtől módosuló szabályrendszer alapján elkerülhetetlenné válik, hogy a könyvvizsgáló a tevékenységét digitálisan is végezze, dokumentálja, amelynek megfelelő működéséhez egy belső munkafolyamattal, workflow-val is rendelkeznie kell. A belső workflow támogatására kínál a Magyar Könyvvizsgálói Kamara egy ingyenesen használható, beépített robottechnikára és ChatGPT alkalmazására épülő, felhőben működő, könyvvizsgálati munkát megkönnyítő szoftvert, amelynek alkalmazása hozzájárulhat a könyvvizsgálat automatizálásához, hatékonyságának növeléséhez, erősítheti a minőségbiztosítás rendszerét és alkalmas lehet az elektronikus archiválásra is. Szeretnénk kiemelni, hogy a szoftver nem könyvvizsgálati számítógépes program (többek között nem lehet vele munkalapokat készíteni), ugyanakkor jól kiegészíthetia könyvvizsgálati programot, illetve jelentős segítséget nyújthat azon könyvvizsgálóknak, akik idáig nem használtak könyvvizsgálati programot.

A Magyar Könyvvizsgálói Kamara a szoftver komplex jellegéből adódóan nem garantálja, hogy a szoftver teljesen hibamentesen vagy bárminemű zavar nélkül működik, továbbá hogy az minden berendezéssel és szoftverkonfigurációval kompatibilis.

A szoftverrel kapcsolatban a Magyar Könyvvizsgálói Kamara semmilyen nemű felelősséget nem vállal, többek közt felelőssége nem terjed ki olyan károk megtérítésére (beleértve bármely olyan közvetett vagy közvetlen kárt, illetve veszteséget, ideértve az adatvesztést, üzleti haszon elmaradását is), amelyek a szoftver ismeretének hiányából, a szoftver használatából, - ideértve a nem rendeltetésszerű vagy illetéktelen használat esetét is - vagy nem használhatóságából származnak.

A szoftver az alábbi funkciókat képes ellátni:

1. Elfogadó nyilatkozat készítése aktuális adatok alapján

A folyamat egy ügyféloldali megkereséssel indul: az ajánlatot elfogadva megbízza a könyvvizsgálót, és ehhez kéri a cégbíróságra benyújtandó elfogadó nyilatkozatot. A szoftver a felhőben lévő ”Cégjelzővel”, a robotként is működő, napi aktualitással rendelkező adatbázissal áll kapcsolatban, amely miután az új ügyfél adószámát rögzítette, lekéri a dokumentum aláírásának napján érvényes adatokat, és automatikusan beírja azokat az elfogadó nyilatkozatba. 

A folyamat a könyvvizsgálói szerződés előkészítésével és ügyfél részére történő megküldésével folytatódik. 
A Kamara által támogatott, illetve a könyvvizsgáló által közvetlenül beszerzett elektronikus aláírás segítségével mindkét folyamat papírmentesen végezhető el.

2. Munkafolyamat kijelölés, rálátás és munkaerő-optimalizálás

Minden egyes megbízási szerződés egy önálló workflow-t jelent a rendszerben, amelyet a könyvvizsgálói csapat vezetője nyit meg és jelöli ki a munkában résztvevő személyeket. Ők a rendszertől automatikus értesítést kapnak, hogy részt vesznek az adott könyvvizsgálatban. Ezek után a könyvvizsgálati munka folyamatai kerülnek meghatározásra (ezek igény szerint testre szabhatók). A vizsgálat vezetője a tervezés során rögzíti, hogy az adott munkafolyamatnak mikorra kell elkészülnie, és a résztvevőknek hány órát kell számolniuk a feladatuk elvégzésével, amellyel optimalizálni lehet a rendelkezésre álló munkaerő kihasználását. A rendszerhez tartozik egy önálló naptár, amelybe a csapat tagjai rögzítik a kijelölés alapján az adott munkaterületre valóban ráfordított időt. Ez hozzásegíti a vezetőket, hogy bármikor lássák, melyik könyvvizsgálat hol tart és a vizsgálatra szánt idő elegendő-e a munka hiánytalan elvégzésére, illetve lássa, hogy a vizsgálat árbevétele tartalmaz-e még pozitív fedezetet a könyvvizsgáló cég részére.

3. Felhasználói aktarendszer

A szoftverhez tartozik egy böngészőben megjeleníthető felhasználói felület is, amely az adatok strukturált megjelenítésére, rendezésére, keresésére alkalmas. Ez az aktarendszer a könyvvizsgálati dokumentáció alapja, ahová a különböző könyvvizsgálói bizonyítékok kerülnek mérlegsoronként tárolásra. Feltöltését a könyvvizsgálók a munka folyamatában végzik, és így mindenki láthatja, hogy milyen dokumentáció áll már rendelkezésre és nem fordulhat elő, hogy az ügyféltől többször kéri el a könyvvizsgáló a dokumentumokat.

4. Elektronikus archiválás

A rendszer alkalmas a 2025. évtől kötelező elektronikus archiválásra. Alkalmazása azon könyvvizsgálók számára is megoldást jelenthet, akik jelenleg nem alkalmaznak könyvvizsgálatot támogató szoftvert, csak saját excel táblákat. Ebbe az aktarendszerbe egyrészt minden adatot feltölthetnek, másrészt a Microsec rendszerébe is betölthetik azokat, ahol megtörténik az elektronikus aláírás. A lezárt aktarendszert saját maguk tárolják a felhőben, vagy saját szerverükön az elévülési idő alatt. A zárolást követően az állomány megnyitható olvasásra, így nem kell duplán tárolni a könyvvizsgált állományt.

5. Egyenlegközlők összeállítása

A szoftver az egyenlegközlők összeállítását, kiküldését és bejött válaszok értékelését is képes elvégezni az ügyféltől kapott nyitott tétel lista alapján. Meghatározásra kerül a tervezett lényegesség alapján, hogy milyen összeg felett van szükség az egyenlegközlő kiküldésére.  Ennek alapján a rendszer automatikusan kiküld egy linket a könyvvizsgált cég ügyfeleinek felelős munkatársa részére, amelyen keresztül a felhőben tárolt állományban igazolhatják vissza az egyenleget, vagy utasíthatják azt el. Elutasítás esetén a könyvvizsgáló e-mail értesítést kap a rendszertől. Egyezőség esetén a folyamat lezárásakor egy statisztikát készít a leigazolt egyenlegekről.  Akik 8 napon belül nem nyilatkoztak az egyenlegek valódiságáról, figyelmeztető e-mailt kapnak. Az egyenlegközlő folyamat elvégezhető a szállító és a vevő tételekre egyaránt. A link helyett mód van excel formátumot is küldeni abban az esetben, amikor a megbízó IT biztonsági protokollja nem engedi megnyitni azt. Ebben az esetben a kiküldött e-mailre érkezett választ is képes betenni a rendszer a kiértékelésbe. 

6. Nem egyezőség feltárása még a jelentés kiadása előtt

Lehetőség van az ügyféltől kapott excel mérleg sablonba másolására is annak érdekében, hogy az egyes mérlegsorok értékei a könyvvizsgáló által ellenőrzött és jóváhagyott összegekkel egyeztetésre kerüljenek egy számszaki munkapapír segítségével, így bármely nem egyezőség még a jelentés kiadása előtt feltárható. Ezek a tételek összekötésre kerülnek az aktarendszerben tárolt könyvvizsgálói bizonyítékokkal is, így a dokumentálás a lezárást követően is követhető.

7. Könyvvizsgálói jelentés elkészítése

Amennyiben fennáll az egyezőség, úgy a szoftver igény esetén elkészíti a könyvvizsgálói jelentést is, biztosítva, hogy az ügyfél által adott beszámolóadatok és a könyvvizsgáló által jóváhagyott részadatok összevetése után kerüljön be a mérlegfőösszeg és az adózott eredmény a kiadandó jelentésbe, és hogy az ügyféladatok a jelentés napján a cégnyilvántartásban szereplő adatokkal szerepeljenek. 
A könyvvizsgálói jelentés elkészítése azonban nem kötelező, elhagyásával is alkalmazhatóak a szoftver felsorolt funkciói – akár kizárólag csak az archiválandó állomány tárolására is.

8. Kötelező adatszolgáltatás elkészítése xml exportban

Amennyiben a mérleg feltöltésre kerül, a szoftver a benne levő adattartalommal elkészíti a Kamara kötelező adatszolgáltatását is xml exportban.

9. Könyvvizsgálati standardok

A szoftver legújabb fejlesztéseként feltöltésre kerültek a hatályos könyvvizsgálati standardok, amelyek tartalmára szintén a ChatGPT asszisztens ad választ, így nem kell hosszú oldalakban keresni, vagy elolvasni az éppen érintett standardot, hanem egy konkrét, jól megfogalmazott kérdés esetén megadja a választ. Ez a válasz utána bármely munkalapba bemásolható.

10. Külön használható modulok

A szoftver előnye, hogy aki más programban kívánja az egyes munkafázisát elvégezni, a worklflow szoftver moduljait külön-külön is használhatja.

Használati útmutatók

Felhasználási jogok és felelősség

A felhasználási jogokról és felelősségről szóló tájékoztató ide kattintva tölthető le.