GDPR tájékoztató és szabályzat minta kamarai tagok részére
2019.07.24.A 2018. május 25-én hatályba lépő Általános Adatvédelmi Rendelet (továbbiakban: GDPR) vonatkozásában a kamarai tag könyvvizsgálókat és könyvvizsgáló cégeket (továbbiakban együtt: könyvvizsgáló) érintő kötelezettségek teljesítésének elősegítése érdekében a kamara a következő dokumentumokat teszi közzé. Frissítés! Frissítettük a könyvvizsgálók Belső Szabályzat Mintáját. A szabályzat-minta 2. sz. mellékleteként elérhető a Kkt. 3. § (1) szerinti tevékenység során kezelt adatok kezelésére vonatkozó jogalap vonatkozásában az érdekmérlegelési teszt.
I. Általános tájékoztató a GDPR-ról
alapvető fogalmak és rendelkezések, melyek alapján meghatározható, hogy mi a teendő a GDPR-nak való megfelelés során
A tájékoztató értelmében a GDPR-ra való felkészülés és megfelelés szükséges lépései az alábbiak:
- Első lépésként el kell készíteni az adatvagyon leltárt, vagyis fel kell mérni, hogy milyen adatok állnak rendelkezésre a vállalkozás számára, milyen tevékenységhez kapcsolódóan (jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálati tevékenység, könyvviteli szolgáltatás, adótanácsadás, bérszámfejtés, társasház kezelés, ingatlan bérbeadás, oktatás, marketing tevékenység, munkáltatói tevékenység, stb.).
- Ezt követően meg kell határozni, hogy egyes tevékenység tekintetében adatkezelőnek vagy adatfeldolgozónak minősül-e a vállalkozás.
- Meg kell határozni, hogy egyes tevékenységekhez kapcsolódó adatkezelésnek mi a jogalapja, meg kell találni a megfelelő jogalapot.
Meg kell vizsgálni, hogy mely adatot mennyi ideig jogosult a vállalkozás kezelni. - Ezt követően el kell végezni az adattisztítást, vagyis azon adatok törlését, amelyek kezelésére nem rendelkezik jogalappal a vállalkozás és/vagy amelyek kezelésére jogosító időtartam lejárt.
- Következő lépés a GDPR-nak megfelelő adatkezelést megvalósító belső eljárásrend kialakítása – Ehhez nyújt segítséget a Belső Szabályzat Minta.
- Előzőekkel párhuzamosan, vagy azt követően fel kell mérni a vállalkozás adatbiztonsági szintjét és a vállalkozás erőforrásaival összhangban meg kell határozni az adatok biztonságát garantáló rendszert (pl. beléptető rendszer vagy kulcsos belépés belépési napló vezetése mellett).
- Előzőeket folyamatosan naprakészen kell tartani.
A fentiek szerinti belső eljárásrend a vállalkozás belső ügyeit hivatott rendezni. Az érintettek jogairól szóló tájékoztatás csak az adott tevékenységgel kapcsolatos adatkezelésre terjed ki és ennek kell az érintettek számára hozzáférhetőnek lennie.
II. Szabályzat minta
amely a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló 2007. évi LXXV. törvény 3 § (1) bekezdése szerinti jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálati tevékenység ellátása kapcsán a GDPR szerinti kötelezettségek teljesítésével összefüggésben kialakítandó belső eljárásrend megfelelő létrehozásához járul hozzá.
A szabályzat minta kizárólag kamarai tagok számára, ügyfélkapus bejelentkezést követően érhető el az alábbi linkre kattintva:
| Adatkezelési Belső Szabályzat Minta letöltése |
|---|
A kamara hangsúlyozni kívánja, hogy a szabályzat minta letöltésével a könyvvizsgáló önmagában nem teljesíti a GDPR szerinti kötelezettségeit; a könyvvizsgáló a működési jellemzőire, tevékenységi körére figyelemmel köteles kialakítani a GDPR szerinti kötelezettségek teljesítésével összefüggő saját belső szabályzatát/eljárásrendjét, melyet be is kell tartania.
Hangsúlyozandó továbbá, hogy a szabályzat minta közzétételekor az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény GDPR-al összefüggő módosítása nem került még elfogadásra és kihirdetésre, melynek megfelelően további esetleges változások várhatók, amelyekről a kamara a későbbiekben is tájékoztatja a könyvvizsgálókat.
A kamara a szabályzat mintát nem kötelező jellegű dokumentumként teszi közzé, az abban foglaltakért az előzőekben részletezett körülményekre is figyelemmel anyagi-és egyéb felelősséget nem vállal.
A kamara tájékoztatja továbbá a könyvvizsgálókat, hogy a fentiekkel egyidejűleg felveszi a kapcsolatot az adatvédelemért felelős felügyeleti hatósággal (továbbiakban: hatóság) és a hatósággal együttműködve megkezdi a GDPR 40. cikk szerinti ún. magatartási kódex kidolgozását. A magatartási kódex a GDPR hatékony alkalmazásának az elősegítése érdekében, az adatkezelés sajátosságaira, valamint a mikro-, kis- és középvállalkozások speciális körülményeire és szükségleteire figyelemmel készül el, a hatóság jóváhagyása és nyilvántartásba vétele mellett. Ezen magatartási kódex célja az, hogy átlátható adatkezelési, adatvédelmi és adatbiztonsági eljárásokat határozzon meg a könyvvizsgálók számára a tevékenységük végzéséhez kapcsolódóan.