Elfogadható-e a cégképviseletre jogosult ügyvezető által elektronikusan aláírt beszámoló, nyilatkozat – vagy minden esetben rendelkeznünk kell eredeti, aláírt ezen dokumentumokkal?

A kérdésben keveredik az aláírás kétféle lehetséges módja esetén követendő eljárás.

Amikor az ügyfél képviselője elektronikus aláírásával látja el a beszámolót vagy a teljességi nyilatkozatot, akkor ez az elektronikusan aláírt dokumentum lesz az eredeti dokumentum, azt fogja a könyvvizsgáló eltárolni és megőrizni. Az elektronikusan aláírt, elektronikus formában keletkezett dokumentumot nem szükséges kinyomtatni és a kinyomtatott példányt még külön manuálisan aláíratni.

Amikor papír alapon, manuális aláírással (kézzel írottan) ellátva állítják elő a beszámolót vagy a teljességi nyilatkozatot, akkor ez a kézzel aláírt dokumentum lesz az eredeti dokumentum. Ilyen esetben, a könyvvizsgáló számára az is megfelelő, hogyha az audit dokumentációjában ezen papír alapú eredeti példányok beszkennelt, e-mailben a részére megküldött (elektronikus formában létező) példányait tárolja el. Kamarai minőségellenőrzési célokra tehát nem lenne szükséges a kézzel aláírt eredeti papíralapú dokumentumok megőrzése.

Az ügyféltől származó jognyilatkozatok (mint pl. a beszámoló vagy teljességi nyilatkozat) papír alapú eredeti példányának megőrzése a könyvvizsgálóval szembeni későbbi, esetleges jogi eljárás során bírhat jelentőséggel és bizonyító erővel, ezért javasolható, hogy ezek egy-egy eredeti példányát szintén őrizze meg a könyvvizsgáló, de hangsúlyozzuk, hogy ez a kamarai szabályozás értelmében nem kötelező.