Könyvvizsgálati bizonyíték – Külső megerősítés
2025.10.13.A vevői és szállítói egyenlegközlő visszaigazolásokat ma már nagyon ritkán kapjuk meg cégszerű aláírással ellátva postai úton.
A leggyakoribb az ügyfél partnerétől a könyvvizsgáló e-mail-címére érkező visszaigazolás. Ezek általában nem az ügyfél partnerének cégképviseletre jogosult aláírásával ellátott dokumentumok, sok esetben olvashatatlan aláírással és a cég pecsétjével érkeznek hozzánk. A küldő e-mail sem a cégkivonatban szereplő hivatalos e-mail-cím, hanem a titkárság, pénzügyes e-mail-címe.
Az egyenlegközlő visszaigazolásokon gyakori, hogy az ügyfél a címzett és nem a könyvvizsgáló.
A könyvvizsgálat során eltérően kezeljük ezeket a dokumentumokat:
- elmentjük mellékletként a megküldött egyenlegközlőt,
- a teljes e-mailt lementjük.
Mit fogadhatunk el külső megerősítésként és melyik a helyes archiválási eljárás?
A külső megerősítések esetében fontos, hogy a könyvvizsgáló végig ellenőrzése alatt tartsa a visszaigazolás folyamatát, azaz ő végezze el a kiválasztást, határozza meg a visszaigazolni kívánt adattartalmat (ehhez formanyomtatványt célszerű az ügyfél részére átadni), az ügyfél vezetése által kitöltött, aláírt visszaigazolót pedig a könyvvizsgáló küldje ki a címzettek részére (postai vagy e-mail útján), és a válaszok közvetlenül hozzá érkezzenek vissza az ügyfél partnereitől.
Az e-mail címekkel kapcsolatban, azok hitelességének ellenőrzésére egyrészt az ügyféltől a partnerei törzsadat adatait szükséges elkérni, illetve a domain nevet ellenőrizni, hogy az egyezik-e a partner hivatalos e-mail címében szereplő domain-nel.
Amennyiben a válasz nem közvetlenül a könyvvizsgálóhoz érkezik, hanem az ügyfélhez, aki azt továbbküldi a könyvvizsgálónak, ott már fennáll a kockázata az üzenet manipulálásának, így ebben az esetben meg kell kérni az ügyfél partnerét, hogy közvetlenül küldje meg válaszát a könyvvizsgálónak.
Az e-mailben érkezett visszaigazolók esetében javasolt magát az e-mailt is lementeni a könyvvizsgálati dokumentációba nem csak a csatolmányt, mert ez igazolja, hogy milyen forrásból és milyen időpontban érkezett a dokumentum.